Suradnjom 1.MAJ-a i LC-a do pametnog menadžerskog izvještajnog sustava

Ovih je dana završen projekt uvođenja pametnog menadžerskog IT sustava u najvećem labinskom komunalnom društvu 1.MAJ d.o.o. Projekt su zajedničkim snagama proveli i finalizirali timovi tvrtki 1.MAJ i Libusoft Cicom iz Zagreba. Danas je, u doba digitalizacije poslovnih procesa, ovakav projekt gotovo obveza za sve one čija vizija je vizija budućnosti – održivog razvoja,efikasnog i optimalnog modernog poslovanja.

Trgovačko društvo 1.MAJ vodi brigu o razvrstavanju, odvozu i odlaganju komunalnog otpada, održavanju javnih i zelenih površina, uslugama u hortikulturi, održavanju nerazvrstanih cesta, upravljanju i održavanju gradske tržnice, pogrebnoj djelatnosti, održavanju i upravljanju grobljem i cijelom nizu drugih djelatnosti od esencijalne važnosti za Grad Labin te općine Raša, Kršan, Sveta Nedelja i Pićan u čijem je vlasništvu.
Jedan od najvećih izazova je upravo održivi ukupni razvoj Društva uz istovremeno zadržavanje povjerenja korisnika, odnosno svih stanovnika ne izgubivši pri tome socijalnu senzibilnost tvrtke. Zato su poštivanje načela ekonomičnosti, racionalnosti i svrsishodnosti, kao i težnja da prostor u kojem djeluje učini ugodnijim i poželjnijim za život, ishodište misije Društva 1. MAJ.

Teško je i nabrojati sve aktivnosti i obveze koje operativno provodi ova tvrtka. Osim unapređenja postupanja s komunalnim otpadom, evidentiranja i sanacije divljih odlagališta, održavanja i monitoringa deponije komunalnog otpada, tu su i sprečavanje onečišćenja i zagađenja okoliša, stalno unapređivanje održavanja javnih i zelenih površina, parkova, šuma, ulica, cesta, naselja i groblja, podizanje nivoa ukupne uređenosti svih zelenih površina i mnoge druge. Očigledno je da ovoj složenoj poslovnoj strukturi treba kvalitetan, suvremen pristup u području internog praćenja učinka. Prije svega uspostava pouzdanog internog financijskog izvještavanja. Zadatka se prihvatila zagrebačka tvrtka Libusoft Cicom jedna od najvećih domaćih IT tvrtki koja se već 26 godina bavi informatizacijom poslovnih procesa jedinica lokalne područne i regionalne samouprave.Cilj je bio izgraditi suvremeni sustav financijskog planiranja i izvještavanja koji u realnom vremenu može pratiti trendove u poslovanju. To, prije svega, znači eliminirati ručnu pripremu planova kao i ručno ažuriranje izvršenja i alokacije troškova čime se smanjuje mogućnost pogrešaka, a proces ubrzava.

Pouzdani i ažurni podaci koje je moguće sagledavati po različitim kriterijima omogućavaju menadžmentu analizu i upravljanje u punom smislu jer omogućavaju planiranje, praćenje i pravovremeno djelovanje. Aktivno, „ontime“ upravljanje nije moguće na osnovu statičnih izvješća sačinjenih iz neadekvatnih ručno (i prekasno) priređenih tablica. Upravljačko računovodstvo podrazumijeva upravljanje troškovima, a to je jedan od glavnih zadataka menadžmenta. Primjerice, osim praćenja direktnih troškova koji su vezani uz jednog nositelja troškova (profitni centar, mjesto troška, organizacijska jedinca, sektor, proizvod, usluga…), postoji i potreba za alociranjem  indirektnih troškova koji se ne mogu pratiti do određenog nositelja troška. Ali, spuštanje troškova na razinu profitnog centra, sektora ili organizacijske jedinice unutar profitnog centra, nameće nove potrebe i nova pitanja – Koliko Društvo košta određeni prodani proizvod ili pružena usluga? Treba li povećati prodajne cijene ili smanjiti troškove? Za relevantne odgovore na ova pitanja potreban je adekvatan sustav upravljanja troškovima koji se temelji na pouzdanim financijskim izvještajima.1.MAJ je prepoznao mogućnosti i prednosti digitalizacije procesa, pa je prema partneru projekta LC-u postavljen kvalitetan temeljito pripremljen projektni zadatak. Iz te je suradnje nastao je suvremen Izvještajni sustav Verzija 1.0, koji se temelji na konceptu skladišta podataka. Menadžmentu dostupan putem weba, na svim razinama organizacije ovaj sustav rješava pitanja pouzdanosti, fleksibilnosti, sigurnosti, brzine i jednostavnosti upravljanja financijama. Najveća prednost ovog rješenja je automatsko generiranje preglednih grafičkih i tabličnih prikaza iz jedinstvenog izvora podataka.

Ovaj projekt odličan je primjer kako je za suvremena rješenja potrebna suradnja korisnika i informatičara i to od same ideje preko definiranja zadatka, pa sve do realizacije (a i nakon toga). Potrebno je dijeliti zajedničku viziju, poglede upraviti u pravcu napretka i kontinuirano raditi na poboljšanjima.
Menadžerski izvještajni sustav – U tri koraka do izvještaja po željenim kriterijima